ในเหตุการณ์จริง คำถามที่พบบ่อยที่สุดคือใครมีสิทธิ์สั่งปิดสาขา ใครอนุมัติค่าใช้จ่ายฉุกเฉิน และใครพูดกับลูกค้า หากแผนไม่ระบุไว้ การตัดสินใจจะวนอยู่ระหว่างผู้บริหารหลายคนจนเสียเวลา
แผนที่ดีระบุผู้ตัดสินใจหลัก ผู้สำรองเมื่อติดต่อไม่ได้ และขอบเขตอำนาจ เช่น อนุมัติค่าใช้จ่ายได้ถึงจำนวนเท่าใดโดยไม่ต้องรอประชุมใหญ่
ควรแยกบทบาทระหว่างผู้บัญชาการเหตุการณ์กับผู้สื่อสารภายนอก คนเดียวถือทั้งสองบทบาทได่ในองค์กรเล็ก แต่ต้องเขียนให้ชัดว่าเมื่อไหร่จะส่งต่อให้คนอื่น
หลังกำหนดบทบาทแล้ว ให้ทดลองติดต่อผู้สำรองนอกเวลาราชการอย่างน้อยปีละครั้ง การซ้อมสั้นๆ นี้มักเผยหมายเลขที่เลิกใช้แล้วหรือคนที่ย้ายแผนกไปแล้ว