เมื่อคู่ค้าหลักหยุดส่งวัตถุดิบ ทีมจัดซื้อมักเสียเวลาไปกับการหาเบอร์ติดต่อฉุกเฉินและเปรียบเทียบราคาจากผู้ผลิตรายใหม่ในวันเดียวกัน การมีรายชื่อคู่ค้าสำรองที่เคยตกลงเงื่อนไขเบื้องต้นไว้แล้วช่วยย่นเวลาได้มาก
เช็กลิสต์ที่ใช้ได้จริงควรระบุสินค้าสำคัญ ปริมาณขั้นต่ำที่ยอมรับได้ ระยะเวลานำส่งที่คาดหวัง และผู้มีอำนาจอนุมัติคำสั่งซื้อฉุกเฉิน หากต้องใช้เงินสำรอง ควรระบุวงเงินและผู้ลงนามไว้ในแผนด้วย
Cognitiveinfra แนะนำให้ทบทวนรายชื่อคู่ค้าสำรองอย่างน้อยปีละครั้ง และทดสอบการขอใบเสนอราคาฉุกเฉินกับรายสำรองหนึ่งราย เพื่อยืนยันว่าช่องทางติดต่อยังใช้ได้
อย่าเก็บเช็กลิสต์ไว้เฉพาะในอีเมลของผู้จัดการคนเดียว สำเนาที่ฝ่ายบัญชีและฝ่ายผลิตเข้าถึงได้จะช่วยให้การตัดสินใจไม่หยุดเมื่อคนใดคนหนึ่งลาป่วย